Betalingstermijn verstreken: zo krijg je je factuur betaald zonder ruzie

De betalingstermijn is verstreken en het bedrag staat nog steeds niet op je rekening. Herkenbaar: je hebt het werk geleverd, de factuur is verstuurd, en nu wacht je. Bellen voelt ongemakkelijk, niets doen kost je geld. Er is gelukkig een vaste, rustige route om dit op te lossen, van vriendelijke herinnering tot juridische stok achter de deur.

Welke betalingstermijn geldt er eigenlijk?

Staat er geen termijn op je factuur of in de opdrachtbevestiging, dan geldt als vuistregel een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Je mag als ondernemer met je opdrachtgever een andere termijn afspreken, maar sinds 2022 geldt voor grote ondernemingen die inkopen bij een kleinere leverancier (zoals een zzp-monteur of klein installatiebedrijf) een wettelijk maximum van 60 dagen. Een langere termijn in de algemene voorwaarden van je opdrachtgever is dan simpelweg niet geldig, ook al heb je die voorwaarden geaccepteerd.

Zet de termijn daarom altijd expliciet op de factuur zelf. Dat voorkomt discussie achteraf over wanneer de klok is gaan lopen. Wat er verder verplicht op je factuur moet staan, lees je in factuureisen: wat moet er wettelijk op de factuur van een zzp-monteur staan?.

Stap 1: de vriendelijke herinnering

Is de termijn met een paar dagen tot een week verstreken, stuur dan een korte, feitelijke herinnering: factuurnummer, factuurdatum, bedrag en de oorspronkelijke betaaldatum. Geen verwijten, wel een concrete nieuwe uiterste datum, bijvoorbeeld zeven dagen later. In de praktijk is een factuur vaak simpelweg blijven liggen in een mailbox of wacht hij op goedkeuring binnen een groter bedrijf. Een korte herinnering lost het merendeel van de late betalingen al op, zonder dat de relatie eronder lijdt.

Stap 2: de aanmaning (ingebrekestelling)

Reageert de klant niet op de herinnering, dan volgt een formele aanmaning, ook wel ingebrekestelling genoemd. Hierin geef je een laatste termijn van meestal 14 dagen en vermeld je dat je bij uitblijven van betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening zult brengen. Werk je voor een particulier (consument), dan is deze aanmaning met een termijn van minimaal 14 dagen zelfs verplicht: pas na het versturen van deze zogeheten "veertiendagenbrief" mag je incassokosten daadwerkelijk laten gelden. Werk je voor een ander bedrijf, dan is die verplichte brief er niet, maar is het sturen van een duidelijke aanmaning nog steeds verstandig, al was het maar om later te kunnen aantonen dat je de klant in gebreke hebt gesteld.

Stap 3: wettelijke rente en incassokosten berekenen

Vanaf het moment dat je opdrachtgever in verzuim is (na het verstrijken van de aanmaningstermijn) mag je wettelijke rente in rekening brengen: bij zakelijke klanten is dat de wettelijke handelsrente, bij particulieren de gewone wettelijke rente. Beide percentages worden ieder kwartaal opnieuw vastgesteld door de overheid, dus reken voor de exacte hoogte altijd het actuele percentage na in plaats van op een oud cijfer te vertrouwen.

Voor de incassokosten geldt een vaste, wettelijke staffel (de Wik-staffel): doorgaans 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een minimum van € 40, aflopend naar 10% over het deel tot € 5.000 en 5% over het deel tot € 10.000. Bij een factuur van € 1.000 kom je dan bijvoorbeeld uit op € 150 aan incassokosten, bovenop de hoofdsom en de rente. Vermeld dit bedrag concreet in je aanmaning; dat maakt de druk om alsnog te betalen vaak net iets groter.

Stap 4: incassobureau of de rechter

Blijft betaling ook na de aanmaning uit, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau, dat namens jou verder onderhandelt en zo nodig een deurwaarder inschakelt. Wil je het zelf afdwingen, dan kun je voor geldvorderingen tot doorgaans € 25.000 naar de kantonrechter, waar de procedure relatief laagdrempelig en goedkoop is vergeleken met een gewone civiele procedure. Bewaar in beide gevallen al je bewijs: de opdrachtbevestiging, de factuur, de werkbon en elk contactmoment met de klant over de betaling. Hoe vollediger dat dossier, hoe sneller een incassobureau of rechter met je meegaat.

Voorkomen werkt beter dan innen

De beste bescherming tegen late betalers is een factuur die klopt en die op tijd de deur uitgaat. Hoe langer je zelf wacht met factureren na afronding van het werk, hoe later ook de betalingstermijn begint te lopen. In van werkbon naar factuur: waarom monteurs er avonden aan kwijt zijn lees je hoe je die vertraging aan de voorkant al wegneemt.

Een deel van de betalingsachterstanden ontstaat simpelweg doordat niemand bijhoudt welke factuur wanneer verstuurd is en welke termijn erbij hoort. In InstallME zie je in één overzicht welke facturen openstaan en sinds wanneer, zodat je nooit meer op eigen geheugen hoeft te vertrouwen over wie nog moet betalen. Benieuwd hoe dat voor jouw debiteurenbeheer werkt? Vraag een demo aan.