Digitale werkbon: wat moet erop staan om als bewijs te dienen?

De klus is klaar, de klant tekent (of ook niet) en je rijdt door naar de volgende afspraak. Pas weken later, bij een discussie over de factuur of een klacht over de uitvoering, blijkt hoe belangrijk die werkbon eigenlijk was. Was hij compleet, dan sta je sterk. Ontbreekt er iets, dan is het jouw woord tegen dat van de opdrachtgever. Wat moet er op een werkbon staan om daadwerkelijk als bewijs te kunnen dienen?

Een werkbon is geen wettelijk verplicht document

Anders dan een factuur is de werkbon nergens in de wet apart geregeld: er staat geen verplichte inhoud voorgeschreven. Toch heeft de werkbon in de praktijk een belangrijke functie: hij is het bewijs dat er op een bepaalde datum, op een bepaald adres, bepaalde werkzaamheden zijn uitgevoerd en bepaalde materialen zijn gebruikt. Bij een geschil is dat vaak het enige concrete stuk waarmee je kunt aantonen wat er echt is gebeurd. Hoe vollediger de bon, hoe sterker je positie.

De basisgegevens die nooit mogen ontbreken

Wil je dat een werkbon standhoudt als bewijs, zorg dan minimaal voor deze onderdelen:

• Datum en tijdstip: begin- en eindtijd van de werkzaamheden, niet alleen de datum. Bij discussies over meerwerk of uren is dit vaak het eerste waar naar wordt gevraagd.
• Adres en opdrachtgever: het volledige adres waar is gewerkt en de naam van de opdrachtgever of de contactpersoon die aanwezig was.
• Naam van de monteur: wie heeft het werk uitgevoerd, zeker relevant als je met meerdere monteurs voor dezelfde opdrachtgever werkt.
• Omschrijving van de werkzaamheden: concreet, niet "onderhoud uitgevoerd" maar bijvoorbeeld "cv-ketel ontlucht, expansievat gecontroleerd en bijgevuld, filter vervangen".
• Gebruikte materialen met aantallen: elk onderdeel dat je meeneemt of achterlaat, met het aantal. Dit voorkomt discussie op de factuur later.
• Bijzonderheden: afwijkingen van de oorspronkelijke opdracht, geconstateerde gebreken of extra werk dat ter plekke nodig bleek.

Zonder deze gegevens is een werkbon eigenlijk een aantekening, geen bewijs.

Handtekening: wel verstandig, niet verplicht

Een handtekening van de opdrachtgever is niet wettelijk vereist om een werkbon geldig te maken, maar hij is wel het sterkste bewijs dat er is. Met een paraaf bevestigt de klant dat hij het genoemde werk en de genoemde materialen accepteert. Is de klant niet aanwezig of weigert hij te tekenen, noteer dat dan expliciet op de bon ("klant niet aanwezig, deurcode ontvangen van kantoor" of "klant aanwezig, weigert te tekenen wegens discussie over prijs"). Ook dat is waardevolle informatie bij een latere discussie.

Een digitale handtekening op een tablet of telefoon telt in de praktijk net zo goed als een handtekening op papier, zolang duidelijk is wie op welk moment heeft getekend.

Foto's maken de bon sterker

Waar een papieren werkbon vaak beperkt blijft tot tekst, kan een digitale werkbon eenvoudig foto's toevoegen: de situatie vooraf, het eindresultaat, een meterstand, een sticker met het serienummer van een geplaatst toestel. Bij twijfel over wat er precies is opgeleverd, is een foto vaak overtuigender dan welke omschrijving dan ook.

Werkbon is geen factuur

Let op: een werkbon vervangt een factuur niet en hoeft ook niet aan de factuureisen te voldoen. Hij is de onderbouwing, de factuur is het betaalverzoek dat je er later op baseert. Wat er wél wettelijk op een factuur moet staan, lees je in factuureisen: wat moet er wettelijk op de factuur van een zzp-monteur staan?. Zorg dat de omschrijving op de factuur aansluit bij wat er op de werkbon staat: dat maakt beide documenten samen sterker als bewijs, mocht een opdrachtgever een factuur betwisten.

Hoe lang bewaren?

Werkbonnen vallen onder dezelfde fiscale bewaarplicht als je andere administratie. Hoe lang precies en waarom, lees je in hoe lang moet je facturen en werkbonnen bewaren? De fiscale bewaarplicht.

Digitaal vastleggen voorkomt het meeste gedoe

Een papieren werkbon kan kwijtraken, onleesbaar worden of gewoon vergeten worden mee te nemen naar de auto. Een digitale werkbon die je invult op de bouwplaats zelf heeft bovendien automatisch een tijdstempel en is onmiddellijk beschikbaar, zonder dat iemand hem nog moet overtikken. Dat is precies waar InstallME voor is gebouwd: je legt adres, werkzaamheden, materialen en een handtekening vast op het moment zelf, en die gegevens stromen direct door naar de factuur. Benieuwd hoe dat voor jouw werkbonnen eruitziet? Vraag een demo aan.