Facturen van onderaannemers controleren: waar uw administratie op moet letten

Werkt u als installatiebedrijf met zzp-monteurs of andere onderaannemers, dan komt er elke maand een stapel facturen binnen die u moet controleren voordat u ze boekt en betaalt. Een factuur die er op het eerste gezicht prima uitziet, kan toch fouten bevatten die u pas bij een controle door de Belastingdienst tegenkomt, of waarmee u een geschil met de onderaannemer zelf riskeert. Hieronder staat waar u concreet op moet letten.

De basis: staan alle verplichte gegevens erop?

Elke factuur die u ontvangt, moet minimaal de wettelijk verplichte gegevens bevatten: volledige naam en adres van de onderaannemer, diens btw-identificatienummer en KvK-nummer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie, en de bedragen exclusief en inclusief btw. Ontbreekt een van die punten, dan is de factuur formeel niet in orde en kunt u de btw niet zonder discussie aftrekken. De volledige lijst met voorbeelden uit de installatiebranche staat in factuureisen voor zzp-monteurs: handig om als checklist naast u te leggen bij het controleren van binnenkomende facturen.

Klopt het btw-regime?

Bij werk in onderaanneming aan een onroerende zaak (installeren, monteren, aanleggen) geldt doorgaans de verleggingsregeling: de onderaannemer brengt geen btw in rekening, en u draagt die zelf af in uw eigen aangifte. Ontvangt u toch een factuur met 21% btw terwijl de verlegging van toepassing is, boek die dan niet zomaar door. U trekt die btw niet correct af, en de onderaannemer moet crediteren en opnieuw factureren, wat voor beide partijen extra werk oplevert. Staat er "btw verlegd" op de factuur, controleer dan of ook uw eigen btw-nummer erbij vermeld staat: dat hoort erbij. De achtergrond van de regeling en wanneer die wel of niet geldt, leest u in btw verlegd op je factuur als onderaannemer.

Verifieer KvK- en btw-nummer

Een factuur met een KvK-nummer dat niet meer bestaat of een btw-nummer dat niet bij de onderaannemer hoort, is een signaal om even door te vragen. Het KvK-nummer checkt u kosteloos via het Handelsregister op kvk.nl. Twijfelt u aan een buitenlands btw-nummer, dan kunt u dat via de VIES-check van de Europese Commissie laten valideren. Dit kost een paar minuten per nieuwe onderaannemer, en dat hoeft u niet bij elke factuur opnieuw te doen: eenmalig vastleggen bij de eerste samenwerking is voldoende, zolang u de gegevens daarna niet meer laat wijzigen zonder controle.

Komt de factuur overeen met de opdracht?

De grootste bron van discussie is niet de factuur zelf, maar het gat tussen wat er gefactureerd wordt en wat er daadwerkelijk is uitgevoerd. Vraag daarom altijd om onderliggende registratie: een werkbon, urenstaat of materiaallijst waaruit blijkt dat het gefactureerde aantal uren, de locatie en het materiaal kloppen met de opdracht. Zonder die onderbouwing staat u zwak als een onderaannemer achteraf meer uren claimt dan is afgesproken, en betaalt u mogelijk voor werk dat nooit is gecontroleerd. Bij van werkbon naar factuur leest u waarom die koppeling tussen registratie op de bouwplaats en de uiteindelijke factuur zo vaak misgaat, ook bij onderaannemers die het zelf goed proberen te doen.

Wat een foute factuur u kan kosten

Een factuur die formeel niet klopt, is meer dan een administratief ongemak. Trekt u btw af op een factuur die niet aan de eisen voldoet, dan loopt u het risico dat de Belastingdienst die aftrek bij een controle corrigeert. Werkt u met onderaannemers in een keten van opdrachtgevers en onderaannemers, dan gelden er bovendien regels rond aansprakelijkheid voor loonheffingen die verder gaan dan alleen de factuur zelf: als hoofdaannemer doet u er goed aan om ook te weten met wie u zaken doet, niet alleen wát er gefactureerd wordt. Raadpleeg bij twijfel over uw eigen aansprakelijkheid in een specifieke keten uw boekhouder of belastingadviseur, want dat hangt sterk af van uw situatie.

Checklist per binnenkomende factuur

• Staan alle verplichte gegevens erop: naam, adres, btw- en KvK-nummer, factuurnummer, datum, omschrijving, bedragen?
• Klopt het btw-regime (verlegd of niet) bij dit type werk en deze onderaannemer?
• Is het KvK-nummer bekend en actief?
• Is er een werkbon, urenstaat of andere registratie die het gefactureerde bedrag onderbouwt?
• Komen aantal uren, locatie en materiaal overeen met de opdracht?
• Is het factuurnummer opeenvolgend ten opzichte van eerdere facturen van deze onderaannemer, zonder onverklaarbare gaten?

Minder controlewerk door de bron te sturen

Veel van deze controles zijn nodig omdat de factuur losstaat van de registratie op de bouwplaats: een monteur maakt een werkbon in de ene app, en typt de factuur later handmatig over in een andere. In InstallME registreert de monteur zijn uren en materiaal direct bij de klus, en wordt de factuur daar automatisch uit opgebouwd, met het juiste btw-regime per opdrachtgever en een onderbouwing die u als hoofdaannemer meteen kunt inzien in plaats van moet navragen. Benieuwd hoe dat uw controlewerk scheelt? Vraag een demo aan.