Factuurnummer overslaan: mag dat, en wat doe je met een gat in je nummering?

Je maakt een conceptfactuur aan, de klant annuleert de opdracht, en het nummer is al gebruikt. Of je typt per ongeluk twee facturen met hetzelfde nummer en past er eentje handmatig aan. Wat betekent dat voor je administratie, en moet je dat gat nu koste wat het kost dichten?

Wat de regels zeggen over je nummering

Een factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn. Dat betekent niet dat je nooit een nummer mag missen, maar wel dat je reeks in principe logisch en te volgen moet zijn: geen dubbele nummers, en geen nummering die zomaar door elkaar loopt omdat je met meerdere sjablonen werkt. Een incidenteel gat is op zichzelf geen overtreding. Waar het om gaat, is dat je het kunt uitleggen als de Belastingdienst ernaar vraagt. Een reeks vol onverklaarbare gaten wekt de indruk dat er facturen zijn weggelaten uit je administratie, en dat is precies waar een controleur op let. De volledige lijst met verplichte factuurgegevens, inclusief de eis van een opeenvolgend nummer, staat in factuureisen voor zzp-monteurs.

Waarom een gat wantrouwen oproept

Voor een controleur is een doorlopende reeks het makkelijkste bewijs dat je alle omzet hebt verantwoord. Mist er een nummer, dan is de eerste gedachte niet "administratieve vergissing" maar "waar is die factuur gebleven, en is de omzet erop wel aangegeven". Dat is vervelend, want jij weet dat er niets mis is, maar jij moet het aantonen, niet de Belastingdienst. Zonder verklaring kost dat tijd en discussie die je met een paar minuten administratie had kunnen voorkomen.

Wat je doet als je een nummer per ongeluk hebt overgeslagen

Probeer een overgeslagen nummer niet stiekem te herstellen door het later alsnog te gebruiken voor een andere klus. Dat maakt je reeks juist onbetrouwbaar, want dan staat er ineens een factuur met een datum die niet bij het nummer past. Beter:

1. Laat het nummer bewust leeg en noteer waarom. Een regel in je boekhoudsysteem of een notitie in je map volstaat: "factuurnummer 2026034 niet gebruikt, offerte voor [klant] is niet doorgegaan."
2. Maak bij een foutieve factuur een creditnota in plaats van de factuur te verwijderen of het nummer opnieuw te gebruiken. Zo blijft de oorspronkelijke factuur zichtbaar in je reeks, met een correctie ernaast, en dat is precies wat een controleur wil zien.
3. Bewaar de reden bij je administratie, niet alleen in je hoofd. Een verklaring die je een jaar later nog moet verzinnen, is minder overtuigend dan een notitie van die dag zelf.

Reset per boekjaar: mag dat?

Veel zzp'ers en installatiebedrijven beginnen elk boekjaar opnieuw, met een reeks als 2026001, 2026002, enzovoort. Dat is een gangbare en geaccepteerde manier van nummeren, zolang de reeks binnen dat jaar zelf weer uniek en opeenvolgend is. Waar het misgaat, is wanneer je halverwege het jaar van systeem wisselt (bijvoorbeeld van een Excel-sjabloon naar een boekhoudpakket) zonder de oude en nieuwe reeks op elkaar aan te laten sluiten. Dan ontstaan er twee losse reeksen die elkaar overlappen, en dat is voor een buitenstaander niet meer te volgen.

Voorkomen werkt beter dan achteraf uitleggen

De meeste gaten en dubbele nummers ontstaan niet door fraude, maar door rommelige werkprocessen: een factuur die in Word wordt gemaakt en dan kwijtraakt, een collega die een ander sjabloon gebruikt, of een concept dat je aanmaakt en daarna vergeet af te maken of te verwijderen. Werk je met één systeem dat automatisch het volgende nummer toekent zodra een factuur daadwerkelijk wordt verstuurd, dan kan een gat eigenlijk alleen nog ontstaan door een bewuste annulering, en die kun je meteen documenteren. Hoe die stap van registratie naar factuur er in de praktijk vaak handmatig en foutgevoelig uitziet, lees je in van werkbon naar factuur.

In InstallME krijgt elke factuur automatisch het eerstvolgende nummer in de reeks, pas op het moment dat je hem daadwerkelijk verstuurt. Een conceptfactuur die je weggooit, telt niet mee, en er is geen los sjabloon waarin per ongeluk een dubbel nummer kan ontstaan. Benieuwd hoe dat jouw nummering en administratie scheelt bij een controle? Vraag een demo aan.