Zelf factureren of laten factureren door je opdrachtgever? Self-billing uitgelegd

Een opdrachtgever vraagt of hij voortaan zelf de factuur voor jouw werk mag opmaken, in plaats van dat jij die stuurt. Dat heet self-billing, en het komt in de installatiebranche vaker voor dan je zou denken, vooral bij grotere hoofdaannemers die veel zzp-monteurs inhuren. Mag dat zomaar, en wat verandert er voor jou als je ermee akkoord gaat?

Wat is self-billing precies

Bij self-billing maakt niet jij, maar je opdrachtgever de factuur op voor het werk dat jij hebt geleverd. Fiscaal blijft die factuur gewoon jouw factuur: jij bent en blijft de ondernemer die de btw verschuldigd is (of, bij verlegging, degene die de verlegging correct moet toepassen) en die het bedrag in je eigen administratie en btw-aangifte verwerkt. De opdrachtgever maakt het document alleen namens jou aan, meestal automatisch vanuit zijn eigen inkoopsysteem op basis van geregistreerde uren en materiaal.

Waarom een opdrachtgever hiervoor kiest

Voor een hoofdaannemer met tien, twintig of meer zzp-monteurs scheelt self-billing veel gedoe: geen wachten op losse facturen die allemaal net anders zijn opgemaakt, geen achterhollen van monteurs die laat factureren, en één vaste opmaak die meteen goed in de boekhouding past. Voor jou als monteur betekent het minder administratie: je hoeft zelf geen factuur meer op te maken, te versturen en te verzenden. Dat klinkt aantrekkelijk, maar het betekent niet dat je alle controle uit handen mag geven.

Dit moet altijd op papier staan

Self-billing mag niet zomaar eenzijdig door een opdrachtgever worden ingevoerd. Er moet een schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen zijn waarin ten minste staat:

• dat je opdrachtgever facturen namens jou mag opmaken;
• volgens welke procedure jij elke factuur te zien krijgt en kunt goedkeuren of afkeuren, meestal binnen een vaste termijn;
• wat er gebeurt als je een factuur afkeurt, bijvoorbeeld omdat het aantal uren niet klopt.

Zonder die goedkeuringsprocedure is de factuur niet geldig, ook al staat er verder alles correct op. Onderteken zo'n overeenkomst dus pas als je begrijpt hoe en wanneer je een factuur te zien krijgt, en niet pas nadat hij al is ingediend bij de Belastingdienst.

Wat je zelf blijft controleren

Ook al maakt je opdrachtgever de factuur, jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid ervan richting de fiscus. Check daarom bij elke self-billing factuur:

• klopt het aantal gefactureerde uren en het gebruikte materiaal met je eigen registratie;
• staat het juiste btw-regime erop (gewoon 21%, of verlegd als het om onderaanneming aan een onroerende zaak gaat);
• valt het factuurnummer in een reeks die logisch aansluit op je eigen nummering, zodat je geen gat krijgt in je administratie;
• staan je eigen NAW-gegevens, btw-nummer en KvK-nummer er correct op.

Een self-billing factuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een factuur die je zelf zou opstellen. Welke gegevens daarvoor verplicht zijn, lees je in factuureisen: wat moet er wettelijk op de factuur van een zzp-monteur staan? Sluit die factuur niet aan bij wat je hebt gewerkt, keur hem dan af binnen de afgesproken termijn in plaats van hem stilzwijgend te accepteren.

Wat het betekent voor je eigen administratie

Ook bij self-billing moet je de factuur zelf bewaren als onderdeel van je boekhouding en meenemen in je btw-aangifte, precies zoals bij een factuur die je zelf verstuurt. De bewaarplicht van doorgaans zeven jaar geldt voor beide situaties op dezelfde manier; hoe dat precies werkt lees je in hoe lang moet je facturen en werkbonnen bewaren? Zorg dus dat je elke self-billing factuur binnenkrijgt en opslaat, en wacht niet tot je opdrachtgever die aan het einde van het jaar in bulk aanlevert.

Mag je self-billing weigeren

Ja. Self-billing is een afspraak tussen twee partijen, geen verplichting. Voel je je er niet prettig bij, bijvoorbeeld omdat je liever zelf de regie houdt over je nummering en omschrijving, dan mag je gewoon aangeven dat je zelf blijft factureren. Sommige opdrachtgevers bieden self-billing als optie aan naast gewoon factureren, andere maken het onderdeel van hun standaard inkoopvoorwaarden; check dat voordat je een nieuwe samenwerking aangaat.

De registratie blijft de basis, wie ook factureert

Of je nu zelf factureert of je opdrachtgever dat namens jou doet, de basis blijft hetzelfde: een kloppende registratie van je uren, materiaal en gereden kilometers per klus. Zonder die onderbouwing kun je een self-billing factuur niet controleren, en heb je bij een discussie niets om op terug te vallen. In InstallME leg je die registratie per klus vast op het moment zelf, zodat je altijd een eigen, onafhankelijke basis hebt om elke factuur tegen af te zetten, ook als iemand anders hem opmaakt. Benieuwd hoe dat in jouw situatie werkt? Neem contact op.