Werken in onderaanneming: waar je op moet letten vóór je begint

Je eerste klus in onderaanneming voelt vaak simpel: een installatiebedrijf belt, er is werk, je gaat aan de slag. Precies daar gaat het vaak mis. Wat niet vooraf is afgesproken, wordt achteraf een discussie, en dan sta jij meestal aan de verliezende kant omdat de hoofdaannemer de opdrachtgever van de opdrachtgever is. Een paar zaken regel je daarom het liefst voordat je de eerste dag op de bouwplaats staat.

Leg de opdracht schriftelijk vast

Een mondelinge toezegging over "zo'n € 3.000 voor de klus" is geen opdrachtbevestiging. Vraag om een schriftelijke bevestiging, of stuur er zelf een, met daarin minimaal: de omvang van het werk, het tarief (uur- of vast bedrag), wie het materiaal levert, de planning en de betalingstermijn. Zonder dat stuk sta je bij een geschil met lege handen, hoe duidelijk de afspraak aan de telefoon ook leek.

Ken het verschil tussen zzp en schijnzelfstandigheid

Werk je structureel, vaste dagen per week, voor één en dezelfde hoofdaannemer, onder diens leiding en met diens gereedschap, dan loop je het risico dat de Belastingdienst dat niet als zelfstandig ondernemerschap ziet maar als verkapt dienstverband. Dat risico ligt in eerste instantie bij de hoofdaannemer, maar het raakt ook jou: bij herkwalificatie kun je je zelfstandigenaftrek en andere ondernemersvoordelen kwijtraken. Werk voor meerdere opdrachtgevers, bepaal zelf hoe je het werk uitvoert, en gebruik zoveel mogelijk je eigen gereedschap en materieel. Twijfel je of jouw situatie hierbinnen valt, bespreek dat dan met je boekhouder voordat je een langlopende samenwerking aangaat.

Btw-verlegging: jij factureert zonder btw

Werk je als onderaannemer aan een onroerende zaak (installeren, monteren, aanleggen), dan geldt meestal de verleggingsregeling: jij brengt geen btw in rekening, maar vermeldt op je factuur "btw verlegd" plus het btw-nummer van de hoofdaannemer. Die draagt de btw dan zelf af. Zet je toch 21% btw op de factuur terwijl de verlegging van toepassing was, dan moet je crediteren en opnieuw factureren, en dat kost tijd die je liever ergens anders aan besteedt. De volledige uitleg van deze regeling, inclusief wanneer ze wel en niet geldt, staat in btw verlegd op je factuur als onderaannemer.

Verzekering en aansprakelijkheid: wie draait op voor schade?

Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor schade die je veroorzaakt tijdens je werk, ook als je in onderaanneming werkt. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) is daarom geen overbodige luxe: zonder die polis betaal je een beschadigde vloer of een verkeerd aangesloten groep uit eigen zak. Vraag ook na of de hoofdaannemer eist dat je verzekerd bent (veel doen dat contractueel) en of er een G-rekening in het spel is: bij grotere opdrachten stort de hoofdaannemer soms een deel van je factuur rechtstreeks naar een geblokkeerde rekening voor je btw- en loonafdracht. Dat is normale praktijk en geen wantrouwen, maar het scheelt wel in je liquiditeit, dus houd daar rekening mee bij het inschatten van je cashflow.

Wie levert het materiaal, en wie is er als er iets misgaat?

Leg vooraf vast of jij materiaal inkoopt en doorfactureert, of dat de hoofdaannemer dat levert. Koop je zelf in en factureer je door, reken dan een reële marge en bewaar de inkoopbonnen: bij een controle moet je kunnen aantonen wat je hebt ingekocht en tegen welke prijs. Spreek ook af wie verantwoordelijk is als er tijdens de uitvoering iets misgaat door een gebrek aan het aangeleverde materiaal. Dat voorkomt een welles-nietes discussie op het moment dat het al is misgegaan.

Uren en werkbon: jouw bewijs, niet dat van de ander

In onderaanneming is de werkbon je belangrijkste bewijsstuk. Registreer je uren, materiaalgebruik en eventuele meerwerk per dag, laat de werkbon waar mogelijk aftekenen door iemand ter plaatse, en bewaar een kopie voordat je hem inlevert. Vertrouw niet blind op de eigen registratie van de hoofdaannemer: bij een verschil van inzicht over het aantal gewerkte uren is jouw eigen, tijdig vastgelegde administratie het enige wat telt. Hoe je voorkomt dat die uren pas weken later, en dan onvolledig, op de factuur belanden, lees je in van werkbon naar factuur.

Betalingstermijn en wat je doet als die verstrijkt

Spreek een betalingstermijn af (dertig dagen is gebruikelijk) en factureer op tijd: hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je op je geld wacht. Loopt een betaling toch uit, stuur dan een duidelijke herinnering met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de afgesproken termijn, in plaats van te wachten tot het vanzelf goedkomt.

Een groot deel van deze afspraken staat of valt met hoe snel en compleet je je eigen administratie op orde hebt: het juiste btw-regime per opdrachtgever, werkbonnen die meteen aan de factuur hangen, en uren die je dezelfde dag vastlegt in plaats van achteraf uit je hoofd. In InstallME leg je dat per klus en per opdrachtgever één keer vast, waarna elke factuur vanzelf klopt, of je nu rechtstreeks voor een particulier werkt of in onderaanneming voor een installatiebedrijf. Benieuwd hoe dat voor jouw manier van werken uitpakt? Vraag een demo aan.