Meerwerk vastleggen en factureren: zo voorkom je discussie achteraf

Je staat op de klus, haalt een wand open voor een leidingtracé, en ontdekt dat de bestaande bedrading niet deugt. Dat is niet waarvoor je was ingehuurd, maar het moet wel gebeuren om de klus af te maken. Je repareert het erbij, de klant knikt tijdens het werk, en drie weken later staat er een extra regel op de factuur waar niemand meer blij van wordt. Meerwerk is in de installatiebranche de regel, niet de uitzondering, en toch loopt het vaak mis bij het vastleggen en het factureren ervan.

Wat is meerwerk precies?

Meerwerk is werk dat buiten de oorspronkelijke offerte of opdracht valt, maar dat je tijdens de uitvoering alsnog doet, meestal omdat het nodig is om de klus goed af te ronden. Denk aan extra leidingwerk, een onverwacht verouderde installatie die eerst vervangen moet worden, of een wens van de klant die ter plekke ontstaat ("kan die extra wandcontactdoos er ook nog bij?"). Minderwerk is het omgekeerde: werk dat wél in de offerte stond, maar uiteindelijk niet nodig was. Beide horen in de administratie zichtbaar te zijn, niet stilletjes verrekend in een hoger of lager eindbedrag.

Mondeling akkoord is geen vastgelegd akkoord

Het grootste risico bij meerwerk is niet dat je het uitvoert, maar dat je het alleen mondeling afstemt. Een klant die "ja, doe maar" zegt terwijl jij met je handen in een meterkast staat, herinnert zich dat gesprek drie weken later vaak anders dan jij. Niet uit kwade wil, maar omdat niemand het moment heeft vastgelegd. Zonder schriftelijke bevestiging sta je bij een geschil met niets concreets in de hand, en dat is precies het moment waarop een factuur wordt betwist of een betaling wordt uitgesteld.

Leg meerwerk vast op het moment zelf

De sterkste aanpak is: leg meerwerk vast zodra het zich voordoet, niet achteraf uit je geheugen. Noteer in elk geval:

• Wat er extra nodig is en waarom (de aanleiding, bijvoorbeeld "bestaande bedrading voldeed niet aan de huidige norm").
• Geschatte extra uren en materiaal die het met zich meebrengt.
• Akkoord van de klant of contactpersoon, bij voorkeur met een handtekening of op zijn minst een duidelijke bevestiging per app of mail.

Dit hoort eigenlijk op dezelfde plek als de rest van je uitvoeringsgegevens: de werkbon. Wat een werkbon verder compleet maakt als bewijsstuk, lees je in digitale werkbon: wat moet erop staan om als bewijs te dienen?. Vermeld meerwerk daar als apart onderdeel, los van de oorspronkelijke opdracht, zodat achteraf niemand kan beweren dat het "altijd al bij de klus hoorde".

Een rekenvoorbeeld

Stel, de offerte ging uit van 6 uur werk tegen € 55 per uur, in totaal € 330. Tijdens de uitvoering blijkt dat er 2 extra uur nodig is voor het vervangen van verouderde bedrading, plus € 40 aan materiaal. Leg je dat apart vast op de werkbon met akkoord van de klant, dan staat er op de factuur een heldere, aparte regel: "meerwerk, vervangen bedrading meterkast: 2 uur à € 55 + materiaal € 40 = € 150", naast de oorspronkelijke € 330. Zonder die vastlegging staat er straks alleen "diversen, € 150" op de factuur, en dat is precies de regel waar een opdrachtgever over gaat bellen.

Mag je meerwerk zomaar factureren?

Juridisch gezien mag je redelijkerwijs noodzakelijk meerwerk doorgaans in rekening brengen, zeker als het nodig was om de oorspronkelijke opdracht goed te kunnen uitvoeren. Bij grotere meerwerkposten is het echter verstandig om, als het even kan, eerst akkoord te vragen voordat je doorwerkt, zeker als de kosten flink hoger uitvallen dan de offerte. Bij kleine, voor de hand liggende aanvullingen (een extra stopcontact, een kortere afwerking) is een akkoord tijdens het werk vaak voldoende, als je dat akkoord maar vastlegt.

Zet meerwerk gescheiden op de factuur

Verwerk meerwerk nooit stilletjes in het bestaande bedrag op de offerte. Zet het als eigen regel op de factuur, met een eigen omschrijving, aantal uren en materiaal. Dat sluit aan bij de algemene eis dat een factuur een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie moet bevatten; wat daar verder wettelijk in moet staan, lees je in factuureisen: wat moet er wettelijk op de factuur van een zzp-monteur staan?. Een gescheiden regel maakt ook voor jezelf inzichtelijk hoeveel meerwerk je per klant of per type klus eigenlijk doet, en of je basisofferte misschien structureel te smal is ingeschat.

Vastleggen op het moment voorkomt discussie

Meerwerk dat je pas achteraf probeert te reconstrueren is meerwerk dat je vaak te laag inschat, of waarover een klant zich niets meer herinnert. In InstallME leg je meerwerk vast op het moment zelf, als onderdeel van je werkbon, inclusief het akkoord van de klant. Die gegevens stromen automatisch door naar de factuur als eigen, duidelijke regel, zodat je nooit meer hoeft te gokken wat er drie weken geleden precies is afgesproken. Benieuwd hoe dat voor jouw klussen werkt? Vraag een demo aan.