Onderaannemers en de verleggingsregeling: wat u als hoofdaannemer moet borgen

Schakelt u als installatiebedrijf onderaannemers in, dan bent u niet alleen verantwoordelijk voor uw eigen facturen. Bij de verleggingsregeling verschuift de btw-plicht namelijk naar u, en bij loonheffingen kan u zelfs aansprakelijk worden gesteld voor wat een onderaannemer niet afdraagt. Wie dat als hoofdaannemer niet borgt, loopt risico's die pas zichtbaar worden bij een controle, maanden of jaren later.

Wanneer geldt de verlegging naar u toe?

Als vuistregel geldt de verleggingsregeling bij onderaanneming van werk aan een onroerende zaak in de bouw en installatiebranche: installeren, monteren, aanleggen. Huurt u een onderaannemer in voor zulk werk, dan brengt die geen btw in rekening. U ontvangt een factuur met "btw verlegd" en het bedrag exclusief btw, en u draagt die btw zelf af in uw eigen aangifte. Dat geldt ongeacht of de onderaannemer een zzp'er is of een ander installatiebedrijf, zolang de aard van het werk en de onderaannemingsrelatie kloppen. Twijfelt u of een specifieke opdracht eronder valt, bijvoorbeeld bij gemengd werk met los materiaal of advieswerk erbij, raadpleeg dan uw boekhouder: de uitzonderingen zijn vaak net iets genuanceerder dan de hoofdregel.

Wat u zelf moet verwerken in de aangifte

De verlegde btw geeft u aan in rubriek 2a van uw btw-aangifte ("btw verlegd naar mij"). U berekent en betaalt de btw over het factuurbedrag, en trekt diezelfde btw meestal in dezelfde aangifte weer af als voorbelasting, zodat het per saldo vaak neutraal uitpakt. Is uw eigen aftrekrecht beperkt, bijvoorbeeld omdat u ook vrijgestelde prestaties levert, dan kan dat per saldo wél geld kosten. Boek de verlegde facturen dus niet zomaar door zoals een gewone inkoopfactuur: uw boekhoudpakket moet weten dat het om verlegde btw gaat, anders klopt uw aangifte niet.

Controleer of de onderaannemer het zelf goed doet

De verantwoordelijkheid stopt niet bij uw eigen aangifte. Ontvangt u een factuur met 21% btw terwijl de verlegging van toepassing was, dan trekt u die btw niet correct af en moet de onderaannemer alsnog crediteren en opnieuw factureren. Andersom is een factuur waarop "btw verlegd" staat terwijl dat niet klopt, minstens zo vervelend. Een checklist voor het controleren van binnenkomende facturen, inclusief het btw-regime, staat in facturen van onderaannemers controleren. De achtergrond van de regeling zelf, ook handig om aan een nieuwe onderaannemer uit te leggen die er nog niet bekend mee is, leest u in btw verlegd op je factuur als onderaannemer.

Ketenaansprakelijkheid: meer dan alleen de btw

Naast de btw loopt u als hoofdaannemer risico op aansprakelijkheid voor loonheffingen die een onderaannemer niet afdraagt over het personeel dat voor u werkt, ook als dat personeel formeel bij een derde partij in dienst is. Dat heet inlenersaansprakelijkheid of ketenaansprakelijkheid, en die kan doorlopen tot ver na afronding van het werk. Een veelgebruikte manier om dat risico te beperken is storten op de G-rekening (geblokkeerde rekening) van de onderaannemer: het deel van de factuur dat bestemd is voor loonheffingen en btw maakt u dan rechtstreeks over naar die geblokkeerde rekening, waar de onderaannemer alleen mee kan afdragen aan de Belastingdienst. Werkt u structureel met dezelfde onderaannemers en gaat het om grotere bedragen, dan is dit iets om met uw boekhouder of brancheorganisatie te bespreken: de exacte voorwaarden en het gestort percentage hangen af van uw situatie.

Praktisch borgen: wat vast te leggen bij intake

Bouw een paar controles in bij het aannemen van een nieuwe onderaannemer, zodat u dit niet per factuur opnieuw hoeft uit te zoeken:

• Leg vast dat de verleggingsregeling van toepassing is in de overeenkomst of opdrachtbevestiging, zodat er geen discussie ontstaat bij de eerste factuur.
• Controleer KvK- en btw-nummer bij de start van de samenwerking, en leg vast wanneer u dat opnieuw controleert.
• Spreek af dat elke factuur "btw verlegd" en uw eigen btw-nummer vermeldt, en stuur facturen die daar niet aan voldoen terug voordat u ze boekt.
• Bepaal voor grotere of langdurige samenwerkingen of een G-rekening passend is, en leg dat vast in de overeenkomst.
• Bewaar de onderliggende werkbon of urenstaat bij elke factuur, zodat u bij een controle kunt aantonen dat het gefactureerde bedrag overeenkomt met het uitgevoerde werk.

Eén overzicht in plaats van losse controles per onderaannemer

Deze borging valt of staat met consistentie: één keer een G-rekening regelen en daarna toch weer los overmaken, of één onderaannemer die per ongeluk 21% blijft rekenen, is zo gebeurd als u het per factuur handmatig moet checken. In InstallME stelt u het btw-regime per opdrachtgever of onderaannemer één keer in, waarna elke factuur die daaruit voortkomt automatisch de juiste vermelding en het juiste bedrag krijgt, met de onderliggende werkbon direct erbij. Zo hoeft u niet bij elke binnenkomende factuur opnieuw te controleren of de basis klopt. Benieuwd hoe dat uw administratie rond onderaannemers scheelt? Vraag een demo aan.